چرخه مدیریت فرایندهای کسبوکار شامل چندین بخش است:
1. طراحی
ببینید کدام فرایند بیشتر نیاز به بهبود دارد و مراحل لازم برای رسیدن به نتیجه مطلوب را تعیین کنید. مشخص کنید در هر مرحله از این روند چه کسانی و چه چیزهایی لازم است. تعریف کنید که چگونه موفقیت بهبودها اندازهگیری خواهد شد.
2. مدلسازی
فرایند فعلی (وضعیت موجود) را ترسیم کنید و نسخه بهبود یافته (وضعیت مطلوب) را طراحی کنید.
3. اجرا
فرایند بازطراحی شده را پیادهسازی کنید و با یک گروه کوچک از کاربران آزمایش کنید تا نظرات درباره تغییرات جمعآوری شود. وقتی که نسخه نهایی توافق شد، فرایند جدید را در کل سازمان اجرا کنید.
4. نظارت
عملکرد فرایند جدید را زیر نظر بگیرید تا ببینید آیا بهبودها نتایج مورد انتظار را به دست میآورند یا نه.
5. بهینهسازی
به دنبال راههایی برای بهبود بیشتر فرایند باشید. هدف مدیریت فرایندهای کسبوکار این است که به طور مداوم راههایی برای بهبود فرایندهای کسبوکار پیدا کند و به سازمان کمک کند که هوشمندتر کار کند.
نمونههای مدیریت فرآیند کسبوکار
مدیریت فرآیند کسبوکار میتواند در بین بخشها و موارد مختلف برای بهینهسازی عملکرد فرآیند به کار رود. نمونههای رایج BPM عبارتند از:
- تأییدیهها: ایجاد گردشکارها برای ارسال اسناد به افراد مناسب و اطلاعرسانی به آنها در زمان نیاز به عمل برای تسریع در امضا.
- انطباق: ایجاد بررسیهای انطباقی در فرآیندها تا اطمینان حاصل شود که قوانین در هر مرحله رعایت میشود.
- یکپارچهسازی سیستم: اتصال منابع داده برای کاهش ناکارآمدیها و نادرستیهای ناشی از جداسازیها و تسریع در تصمیمگیری.
- ورود کارکنان: سادهسازی فرآیندهای ورود کارکنان مانند تأمین دارایی و برنامهریزی آموزش تا کارکنان جدید سریعتر به تولید برسند.
انواع مختلف مدیریت فرآیند کسبوکار کدامند؟
- BPM انسانیمحور: مدیریت فرآیند انسانیمحور بر فعالیتهای انسانی لازم برای اجرای یک فرآیند تمرکز دارد و وظایف پشتیبانی را خودکار میکند. این اطمینان را به وجود میآورد که کارها توسط فرد مناسب در زمان مناسب انجام میشود.
مثال: ورود کارکنان
- BPM مدرکمحور: مدیریت فرآیند مدرکمحور گردشکار تأیید اسناد را مدیریت میکند، از زنجیرههای ایمیلی جلوگیری کرده و کنترل نسخه بهتری را فراهم میآورد.
مثال: مدیریت قرارداد
- BPM یکپارچهسازیمحور: مدیریت فرآیند یکپارچهسازیمحور سیستمهای نرمافزاری مختلف در درون یک سازمان را به هم متصل میکند تا اجازه دهد دادهها بین آنها جریان یابد و نیاز به انتقال دستی دادهها از یک سیستم به سیستم دیگر کاهش یابد.
مثال: اتصال SAP به سایر سیستمها
ویژگیهایی که باید در انتخاب نرمافزار BPM به دنبال آن باشید:
- مدلسازی بصری فرآیند: یک رابط کاربری بصری و کشیدنی که به کاربران اجازه میدهد فرآیندها را به راحتی تجسم کنند و به سرعت روشهای بهتری برای کار در سراسر سازمان شناسایی کنند.
- رابط کاربری قابل تنظیم: قابلیت سفارشیسازی رابط کاربری با توجه به نیازهای کاربران نهایی فرآیندها را بهینهتر کرده و پذیرش نرمافزار را در میان بخشها تسهیل میکند.
- قابلیتهای یکپارچهسازی: اتصال BPMS به سیستمهای اصلی کسبوکار نیاز به وارد کردن دستی دادهها از یک سیستم به سیستم دیگر را برطرف میکند و زمان اتلاف شده در انتقال اطلاعات را کاهش میدهد.
- کارکرد موبایل: دسترسی کاربران به اطلاعات کسبوکار از هر جایی کلیدی برای جلوگیری از تأخیرهای فرآیندی و حفظ بهرهوری است.
- گزارشدهی و تحلیل: توانایی مشاهده معیارها و تولید گزارشها به کسبوکارها این امکان را میدهد که عملکرد فرآیند را نظارت کنند و از دادهها برای تصمیمگیریهای تجاری استفاده کنند.
- امنیت: افزایش قوانین در امنیت دادهها و حریم خصوصی نیاز به سیستمی با ویژگیهای امنیتی سختگیرانه دارد.
- مقیاسپذیری: با افزایش استفاده، یک BPMS باید قادر باشد حجم زیادی از دادهها و اسناد لازم برای پشتیبانی از چندین فرآیند در سرتاسر سازمان را مدیریت کند.
منبع: https://www.bizagi.com/blogs/bpm/what-is-business-process-management-bpm
مدیر وبلاگ: هلیا خدابخش
دیتاتو مدیریت دادههای کسبوکار را هوشمندانه و بصورت خودکار انجام میدهد، با دیتاتو در ارتباط باشید.