مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب‌وکار(BPM) به نقشه برداری و تحلیل فرآیندهای کسب وکار اشاره دارد تا آن‌ها را با اهداف کلی کسب وکار هماهنگ کرده و نقاطی برای بهبود شناسایی کند. این رشته به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از فناوری‌های پشتیبان، بینش عمیق‌تری نسبت به فرآیندهای خود به دست آورند.
چرا مدیریت فرآیند کسب‌وکار مهم است؟
درک و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار کلید عملکرد کلی هر سازمان است، زیرا فرآیندهای ناکارآمد می‌توانند باعث خطاها و تأخیرهایی شوند که بر عملیات کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. مدیریت فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که نقاطی از یک فرآیند را شناسایی کنند که به‌طور بهینه کار نمی‌کنند و تعیین کنند که کجا باید تغییراتی برای افزایش کارایی ایجاد شود.
نرم‌افزار BPM چیست؟
نرم‌افزار BPM فناوری است که برای ایجاد نمودارهای فرآیند استفاده می‌شود و جزئیات هر مرحله از یک فرآیند و وظایف، ذینفعان و غیره مرتبط با آن را مشخص می‌کند. نرم‌افزار BPM بینش و کنترل لازم برای ارائه ارزش واقعی به کسب وکار را به شما می‌دهد. استفاده از نرم‌افزار BPM برای بهینه‌سازی فرآیندها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که وظایف زمان‌بر و تکراری را حذف کنند، کارایی کارکنان را بهبود بخشند، زمان ورود به بازار را کاهش دهند و تجربه بهتری برای مشتریان فراهم کنند.
مزایای مدیریت فرآیند کسب‌وکار چیست؟
- افزایش کارایی: درک بهتر از فرآیندهای کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌ها را شناسایی و رفع کنند. BPM همچنین می‌تواند به شناسایی وظایفی که می‌توانند از اتوماسیون بهره‌مند شوند، کمک کند.
- افزایش چابکی کسب‌وکار: مدیریت فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار را به سرعت برای پاسخ به تغییرات خارجی مانند نوسانات بازار یا اصلاحات در مقررات، یا عوامل داخلی مانند تغییر در استراتژی برای ارائه خدمات رقابتی‌تر، تطبیق دهند. نرم‌افزار BPM به کاربران این امکان را می‌دهد که عناصر فرآیند را به اشتراک بگذارند، دوباره استفاده کنند و تطبیق دهند تا به‌سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهند و مزیت رقابتی را حفظ کنند.
- افزایش انطباق: با پیش تعیین قوانین در فرآیندهای کسب‌وکار، انطباق و بهترین شیوه‌ها به‌طور مستقیم در فرآیندهای کسب وکار سازمان گنجانده می‌شود. این به اثبات انطباق به طرف‌های خارجی کمک می‌کند و نقشه‌های فرآیند می‌توانند به صورت داخلی برای شناسایی عدم انطباق و جلوگیری از جریمه‌ها استفاده شوند.
- افزایش همکاری: استفاده از فرآیند به‌عنوان یک زبان مشترک، همکاری مؤثرتری بین کسب‌وکار و فناوری اطلاعات را ممکن می‌سازد و منجر به توسعه سریع‌تر برنامه‌های کسب‌وکار می‌شود. BPM همچنین همکاری بین کارکنان در بخش‌های مختلف را در روزمره تسهیل می‌کند، زیرا داده‌های کسب‌وکار می‌توانند در یک مخزن مرکزی ذخیره شوند و همه می‌توانند همان اطلاعات را ببینند.
- کاهش ریسک: نرم‌افزار BPM به استانداردسازی فرآیندها کمک می‌کند و دید و کنترل بیشتری بر اجرای فرآیندها فراهم می‌آورد که احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد. ویژگی‌های مدیریت دسترسی همچنین کنترل بر اینکه چه کسی می‌تواند اطلاعات را مشاهده و ویرایش کند، فراهم می‌کند و به سازمان‌ها در حاکمیت داده‌ها (Data Governance) و جلوگیری از مسائل امنیتی کمک می‌کند.
- بهبود مستمر: نقشه‌برداری و بررسی فرآیندها با نرم‌افزار BPM دید بیشتری و درک عمیق‌تری از عملکرد فرآیندهای کسب وکار فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند به طور مکرر آن‌ها را بررسی کنند و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند تا عملکرد را افزایش دهند.
- اتوماسیون فرآیندهای دینامیک و پیچیده در سطح سازمان: مدیریت فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که نقاطی را شناسایی کنند که می‌توانند از اتوماسیون بهره‌مند شوند. اتوماسیون این عناصر، تلاش دستی را در هر نوع فرآیند کسب وکار کاهش می‌دهد تا هزینه‌ها را پایین آورده و کارایی را افزایش دهد.
- نظارت بر عملکرد فرآیند کسب‌وکار: نرم‌افزار BPM دسترسی به گزارش‌های زمان واقعی و تاریخی را فراهم می‌کند که نشان می‌دهد فرآیندها چگونه کار می‌کنند و به کاربران این امکان را می‌دهد که عملکرد فرآیند کسب وکار را نظارت کرده و فرصت‌های بهبود را شناسایی کنند.
- یکپارچه‌سازی سیستم‌های کسب وکار: با نقشه برداری از فرآیندها و درک آنچه برای اجرای مؤثر آن‌ها لازم است، کاربران می‌توانند نمایی از همه سیستم‌های مختلف درگیر به دست آورند و برنامه‌های مدرن، پایگاه‌های داده یا سیستم‌های قدیمی را به هم متصل کنند تا نمای مرکزی از داده‌های کسب وکار فراهم کنند.
بهترین شیوه‌های BPM
- ایجاد تیم‌های ترکیبی برای آوردن دانش، مهارت‌ها و دیدگاه‌های متنوع به پروژه که امکان تحلیل جامع‌تری از مسائل و دامنه وسیع‌تری از راه‌حل‌های ممکن را فراهم می‌کند.
- استفاده از متدولوژی BPM امتحان شده و آزمایش شده برای هدایت پروژه و اطمینان از تطابق، مدیریت ریسک‌ها و همراستایی با اهداف سازمانی.
- تعریف) KPIs شاخص‌های کلیدی عملکرد) برای ایجاد مسئولیت و پیگیری موفقیت پروژه و تأثیر آن بر عملکرد سازمان.
- ایجاد حلقه‌های بازخورد برای جمع‌آوری بینش‌ها از کاربران و اعمال تغییرات براساس مشاهدات آن‌ها.
- اجرای شیوه‌های مؤثر مدیریت تغییر برای کمک به کارکنان در سازگاری با فرآیندها و فناوری‌های جدید.
- نظارت مداوم بر بهبودها با استفاده از داده‌ها و بینش‌های به‌روز برای اعمال تنظیمات و بهینه‌سازی بیشتر.
چالش‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار
مقابله با تغییر
کارکنان معمولاً در برابر پذیرش نرم‌افزار BPM واکنش منفی نشان می‌دهند زیرا این یک روش کار ناآشنا است و ممکن است نگرانی‌هایی درباره امنیت شغلی ایجاد کند. سازمان‌ها باید مزایای فناوری‌های جدید را برای فرآیندها ارتباط برقرار کرده و همچنین آموزش درباره ابزارهای جدید را فراهم کنند تا اطمینان خاطر ایجاد کرده و حمایت را تشویق کنند.
عدم دید به فرآیندهای موجود
فرآیندهای پیچیده که در بین بخش‌ها، ذینفعان و سیستم‌های مختلف وجود دارند غالباً در جداسازی کار می‌کنند و مستندات درستی ندارند. این عدم همکاری و شفافیت فهم وضعیت فعلی یک فرآیند و شناسایی فرصت‌های بهینه‌سازی را دشوار می‌کند. تیم‌های مربوطه باید با هم همکاری کنند تا فرآیند را ترسیم کنند و با این مشکل مقابله کنند.
مشکلات یکپارچه‌سازی
اتصال نرم‌افزار BPM به مجموعه سیستم‌های موجود که در حال حاضر فرآیندها را در سازمان مدیریت می‌کنند، ممکن است عملی زمان‌بر و پرهزینه باشد و به جای افزایش بهره‌وری، باعث کاهش آن گردد، به‌ویژه اگر یکپارچه‌سازی‌های سفارشی لازم باشد. انتخاب نرم‌افزار BPM که دارای قابلیت‌های یکپارچه‌سازی قوی است، می‌تواند ریسک هرگونه مشکل را کاهش دهد و فرآیند را ساده‌تر کند.
اهداف نامشخص
عدم وجود اهداف قابل سنجش، ارزیابی موفقیت یک پروژه BPM و پیگیری اینکه آیا ارزش مورد نظر را ارائه می‌دهید که با اهداف وسیع‌تر سازمان همراستا است را غیرممکن می‌سازد. بنابراین، تعریف اینکه از ابتدا چه می‌خواهید به دست آورید مهم است.
انتخاب بهترین نرم‌افزار
با وجود گزینه‌های فراوان در بازار، پیدا کردن بهترین راه‌حل BPM برای نیازهای سازمان شما کار ساده‌ای نیست. نکات کلیدی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از: قابلیت استفاده (مهارت‌های موجود در تیم تان را در نظر بگیرید و ببینید آیا این نرم‌افزار متناسب است)، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی، قابلیت‌های گزارش‌دهی، میزبانی (on-premise or in the Cloud)، هزینه و گزینه‌های پشتیبانی.
آینده مدیریت فرآیند کسب‌وکار
Low-code BPM
طبق پیش‌بینی گارتنر، تا سال 2026، 75% از توسعه‌های جدید نرم‌افزاری را تشکیل خواهد داد و این نرم‌افزار به هنجار غالب برای توسعه نرم‌افزار در سازمان‌ها تبدیل خواهد شد. پروژه‌های BPM همچنان توسط پلتفرم‌های کم‌کد که چابکی بیشتری و زمان ارزش‌دهی سریعتری نسبت به ابزارهای توسعه سنتی ارائه می‌دهند، پشتیبانی خواهند شد.
هوش مصنوعی
استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که حجم وسیعی از داده‌های غیرساختاریافته را به سرعت پردازش کرده و بینش‌هایی از اقدامات موجود به دست آورند تا در تصمیم‌گیری به آن‌ها کمک کنند و فرآیندها را تسریع بخشند.
BPM ابری (cloud)
تا سال 2025، گارتنر برآورد کرده که بیش از 95% از بارهای کاری دیجیتال جدید بر روی پلتفرم‌های بومی ابری مستقر خواهند شد. بسیاری از سازمان‌ها در حال انتقال BPM به ابر هستند تا از دسترسی بیشتر، امنیت و مقیاس‌پذیری بالاتر و همچنین به‌روزرسانی‌های کمتر و هزینه‌های پایین‌تر بهره مند شوند.
منبع: https://www.bizagi.com/blogs/bpm/what-is-business-process-management-bpm
مدیر وبلاگ: هلیا خدابخش
دیتاتو مدیریت داده‌های کسب‌وکار را هوشمندانه و بصورت خودکار انجام می‌دهد، با دیتاتو در ارتباط باشید.
