سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS ابزاری است که به خودکارسازی فرآیندهای قابل پیش‌بینی در کسب و کارها می‌پردازد و نقش مهمی در افزایش بهره‌وری آنها دارد. در ادامه ضمن تعریف سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، به مزایا و مراحل استفاده از آن می‌پردازیم.
خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی از چالش‌هایی است که هر سازمان و کسب و کاری با آن روبرو می‌شود. بسیاری از مدیران سازمان‌ها و صاحبان کسب و کارها تصور می‌کنند که سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار هزینه‌ای غیر ضروری است که تنها برای فرآیندهای مربوط به پروژه‌های عظیم کاربرد دارد. این در حالیست که هر کسب و کاری، هر چقدر هم که پروژه‌های در حال انجام آنها کوچک و کم اهمیت به نظر برسند، به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS احتیاج خواهد داشت.
BPMS یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS نرم افزاری است که به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد تا تمامی فرآیندهای کاری خود را به صورت قابل پیش‌بینی مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا کنند و در نهایت اثربخشی آنها را تجزیه و تحلیل کرده و در صورت ضرورت اصلاحات لازم را انجام دهند.
به این ترتیب، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نگرش دقیق‌تری نسبت به عملکرد فرآیندهای خود داشته باشند و بتوانند ضمن تحلیل آنها، زمینه‌هایی که در آنها امکان پیشرفت وجود دارد را مشخص کرده و بر آنها تمرکز بیشتری داشته باشند.
در هر شرکت یا سازمان، فرآیندهای متعددی وجود دارند که در آنها، واحدهای مختلف وظیفه دارند که مواد خام یا اطلاعات را دریافت کنند و آن را تبدیل به نوعی از کالا یا خدمات کنند. یک فرآیند ممکن است واحدهای مختلف سازمان را نیز درگیر کند و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند تمامی این موارد را خودکارسازی و تسریع کند.
مراحل کار با سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) کدام است؟
اصلی‌ترین مراحل کار با سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای خودکارسازی فرآیندها، عبارتند از:
1- طراحی
فرآیندها شامل چارچوب مشخصی برای جمع آوری اطلاعات، پردازش آنها و گردش کار هستند. اولین قدم برای استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار این است که این چهارچوب را طراحی کنید تا هر فردی نقش خود را در یک فرآیند بداند. مرحله طراحی در مدیریت فرآیند، شامل شناسایی فرآیندهای موجود و طراحی فرآیند‌هایی است که در آینده قرار است طی شوند. در هنگام طراحی، تمرکز بر روی نکات زیر است: نشان دادن روند پیشروی کار، عوامل دخیل در روند پیشرفت کار، شناسایی جزئیاتی که باید بیشتر به آنها توجه کرد، مشکلاتی که ممکن است در فرآیند رخ دهند، اقدامات استانداردی که در روند انجام پروژه باید انجام شوند و توافقی که باید بین نیروی کار و مدیران وجود داشته باشد. حتی اگر طراحی و خودکارسازی فرآیندهای کنونی سازمان در این مرحله قطعی نشود، هدف از این مرحله اطمینان یافتن از برنامه‌ای است که برای پیشبرد اهداف طراحی شده است.
2- مدل‌سازی
در این مرحله شما باید فرآیند را در قالب یک مدل به تمام افراد دخیل در پروژه ارائه دهید. جزئیاتی مانند مهلت تحویل پروژه و شرایط کار را به طور کامل برای همه افراد توضیح دهید و سلسله مراتب کار را به طور دقیق برای همه شرح دهید، تا هر کس نقش خود را بهتر بشناسد. مدل‌سازی در واقع، متغیر‌های دخیل در فرآیند را تعیین می‌کند، برای مثال تایید خرید از سوی یکی از مدیران که تعیین‌کننده چگونگی پیشروی عملیات است. این مرحله همچنین “شاید”هایی را در نظر می‌گیرد تا کاربر خود را برای احتمالات آماده کند.
3- اجرای فرآیند
در مرحله بعد باید فرآیندهای طراحی شده را توسط یک گروه کوچک به اجرا در بیاورید و بعد از اطمینان حاصل کردن از مفید بودن و عملکرد صحیح آنها، خودکارسازی آنها را در سرتاسر سازمان انجام دهید. این مرحله عمدتا شامل به اجرا در آوردن فرآیندهای تایید شده است. به اجرا درآوردن فرآیندهای یک کار به صورت دستی، اتوماتیک، و یا ترکیبی از هر ۲ انجام می‌گیرد. فرآیند‌هایی که دستی انجام می‌گیرند، توسط انسان‌ها پیش برده می‌شوند. فرآیند‌هایی که اتوماتیک انجام می‌شوند، به کمک نرمافزارهای مختلف، بسته به کاری که باید انجام پذیرد، پیش برده می‌شوند. کسب و کار‌هایی که به صورت خودکار اجرا می‌شوند، برای انجام کار از نرمافزارها و روش‌هایی استفاده می‌کنند که منجر به پیشروی کار به صورت کاملاً اتوماتیک می‌شود. یکی از راه‌های اتوماتیک‌سازی فرآیند اجرا، استفاده از نرمافزارهای مربوط به مدیریت فرآیند کسب و کار است که گام‌های لازم برای انجام پروژه را طراحی می‌کند و به اجرا در می‌آورد. راهکار دیگر این است که برای پیشبرد کسب و کار ترکیبی از نرم‌افزار و نیروی انسانی را به کار بگیرید. هر چند این راهکار کمی پیچیده‌تر می‌باشد، اما باعث بالا رفتن دقت کار می‌شود.
4- نظارت بر فرآیند
در هنگام اجرای فرآیند، تمام مراحل و جنبه‌های آن را زیر نظر داشته باشید. از معیار‌های استاندارد برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت کار استفاده کنید، میزان راندمان پروژه را تعیین کنید و سعی در تشخیص مشکلات احتمالی داشته باشید تا از آنها جلوگیری کنید. مرحله نظارت همچنین شامل تحت نظر گرفتن تمام فعالیت‌های فردی و گروهی افراد دخیل در فرآیند می‌باشد، تا اطلاعات مربوط به وظایف آنها را کامل تحلیل کنند. تحت نظر گرفتن افراد به پیدا کردن مشکلات و حل آنها کمک می‌کند.
5- بهینه‌سازی
در این مرحله پس از تحلیل داده‌هایی که از فرآیند به دستتان می‌رسد، باید تلاش کنید تا تغییرات لازم را برای بهبود فرآیند کشف کرده و آنها را اعمال کنید.
6- طراحی مجدد
زمانی که پیچیدگی این فرآیندها بیشتر شده یا ناکارآمد شوند، مدیر سازمان دستور طراحی دوباره آنها را می‌دهد. طراحی دوباره این فرآیندها به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند بهره‌وری آنها را افزایش داده و مشکلات آن را تا حد ممکن حل کنند.
چرا سیستم مدیریت فرایند کسب و کار اهمیت دارد؟
اگر پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمانی بر اساس فرآیندهای قاعده‌مند پیش نرفته و سازماندهی نشوند، می‌توانند باعث آشفتگی و بی‌نظمی در کسب و کار شوند. به عبارتی، در یک پروژه، بیشتر افراد صرفاً از دیدگاه خودشان پروژه را می‌بیند و تنها تعداد محدودی از افراد دخیل در هر پروژه می‌توانند کل فرآیند، نتایج آن، نقطه شروع و پایان کار، اطلاعات مورد نیاز برای پیشرفت پروژه و مشکلات احتمالی حین انجام کار را پیش‌بینی کنند. بنابراین مدیریت این فرآیندها مستلزم قاعده‌مند شدن آنها و عدم اتکاء به تعداد معدودی از افراد است.
پروژه‌هایی که بدون چنین نظم و ترتیبی جلو می‌روند باعث ضرر رساندن به کسب و کارها می‌شوند و حاصل آنها اغلب یک یا چند مورد از گزینه‌های زیر است:
- اتلاف زمان
- تکرار اشتباهات
- افزایش خطای مجریان پروژه
- کمبود و یا نبود اطلاعات کافی در مورد وضعیت پروژه‌ها
- کارمندانی با روحیه ضعیف
استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، با همگام‌سازی تمام جنبه‌های فرآیند با یکدیگر، باعث هدایت پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان به سمت موفقیت و بهبود عملکرد آنها می‌شود.
نمونه کاربردهای نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) کدامند؟
نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در واحدهای متعدد یک سازمان کاربرد دارند. نمونه‌هایی از نحوه استفاده از سیستم BPMS برای دستیابی به اهداف واحدهای مختلف یک کسب و کار، عبارتند از:
- منابع انسانی
نرم افزار BPMS می‌تواند واحد منابع انسانی را کارآمدتر کند. به عنوان مثال، می‌تواند با دریافت مستقیم و خودکار اطلاعات از نرم افزارهای حضور و غیاب، فرآیند بررسی ورود و خروج کارکنان را ساده‌تر کند. جذب و استقرار نیروهای جدید، فرآیند دیگری است که BPMS می‌تواند آن را بهبود و سرعت ببخشد. این نرمافزارها همچنین می‌توانند با خودکارسازی و دیجیتالی کردن گردش‌کارهایی که از کاغذ استفاده می‌کنند، باعث افزایش سرعت کارها در واحد منابع انسانی و کاهش استفاده از فرم‌های کاغذی در سراسر سازمان شوند.
- امور مالی
واحدهای مالی در سازمان‌ها، دارای فرآیندهای مختلفی هستند که شامل گردش اسناد مالی و فعالیت‌های اداری مربوط به آنها از سمت کارکنان سازمان است. بنابراین این واحدها ناچار به گردش حجم زیادی از اسناد و فرم‌های کاغذی در مورد فرآیندهای مالی داخلی و خارجی شرکت و پردازش آنها هستند. یک نرم افزار BPMS با تسریع فرآیند دریافت و ارسال این اسناد، واحدهای مالی را قادر می‌سازد تا فرآِیندهایی مانند درخواست هزینه سفر کارکنان و یا درخواست خرید کالا در سازمان را سریع‌تر پردازش کنند.
- فروش
در واحدهای فروش نیز فرآیندهای متنوعی وجود دارند که برخی از آنها بیشتر بر تبادل دادهها با سایر سیستم‌ها متمرکز هستند و برخی نیازمند پردازش دستی توسط کارکنان هستند. نرمافزارهای BPMS می‌توانند با دریافت خودکار اسنادی مانند پیش‌فاکتورها و فاکتورهای فروش از سامانه‌های مختلف سازمان و گردش خودکار آنها میان کارکنان واحد فروش، به تسریع و تسهیل فرآیندهای این واحد کمک کنند.
مدیر وبلاگ: هلیا خدابخش
دیتاتو مدیریت داده‌های کسب‌وکار را هوشمندانه و بصورت خودکار انجام می‌دهد، با دیتاتو در ارتباط باشید.
